Meetings & Events: Branche im Wandel - mehr Nachfrage
Im kommenden Jahr wird die durchschnittliche Veranstaltungsgröße in nahezu allen Regionen weltweit zunehmen.
Gleichzeitig kann mit einem Anstieg der Veranstaltungsnachfrage um 5-10% gerechnet werden. Zu diesem Ergebnis kommt der 2019 Meetings & Events Future Trends Reports von CWT Meetings & Events, der Geschäftseinheit von Carlson Wagonlit Travel für das Veranstaltungsmanagement.
„Die globale Veranstaltungsbranche kann einem Jahr entgegenblicken, das durch Wachstum geprägt sein wird“, erklärt Kurt Ekert, Präsident und CEO von Carlson Wagonlit Travel. „Neben einer steigenden weltweiten Nachfrage erwarten wir außerdem einen Anstieg der Hotelraten um 3,7% und steigende Flugpreise um 2,6%.“
Neben Kostenprognosen erhebt der Bericht auch die beliebtesten Städte für das Veranstaltungsgeschäft, stellt neue Branchentrends vor und gibt Veranstaltungsplanern wichtige Handlungsempfehlungen, wie die richtige Buchungszeit für ihre Events. Demnach liege der beste Zeitpunkt, um kleine Meetings zu buchen, bei mindestens 30 Tagen im Voraus, größere Veranstaltungen sollten mindestens 75 Tage vor Veranstaltungsbeginn gebucht werden. Wenn Veranstaltungsplaner außerhalb dieser Zeitfenster buchen, vergeben sie zwischen 5% und 10% Einsparpotenzial.
Aktuelle Trends der Branche
Das strategische Meetingsmanagement (SMM) werde im kommenden Jahr auch außerhalb Nordamerikas, wo es bereits häufiger eingesetzt wird, an Bedeutung gewinnen. Datenanalysen zeigten, dass durch den Einsatz von SMM der Zeitaufwand, der für den Einkauf von Flügen und Hotels benötigt werde, um 22% reduziert werden kann und durchschnittlich 19% zusätzliche Einsparungen bei Übernachtungskosten möglich sind. „Das strategische Meetingsmanagement hilft Kosten zu sparen, da Kunden damit den Einkauf auf bevorzugte Lieferanten verlagern und ihre Nachfrage analysieren können, um den optimalen Buchungszeitraum für Veranstaltungsorte, Hotels und Flüge herauszufiltern und somit die besten Preise zu erzielen,“ sagt Cindy Fisher, Senior Vice President und Global Head von CWT Meetings & Events.
Eine ebenso wichtige Rolle für das Veranstaltungsgeschäft werde dem Bericht zufolge der technologische Fortschritt spielen. Innovationen auf diesem Gebiet ermöglichten es, die Teilnehmer aktiv einzubeziehen und ein intensiveres Lernerlebnis zu schaffen, während Daten besser gesammelt und ausgewertet werden könnten. Augmented Reality, Virtual Reality, künstliche Intelligenz, Social Media zur Förderung des Engagements oder Microsites seien nur einige der Technologien, die sich in der Veranstaltungsbranche verbreiten werden.
Gleichzeitig können neue Technologien zur intelligenten Überprüfung des Return on Investment (ROI) und Return on Event (ROE) eingesetzt werden. Für Gruppenreisen stünden Online-Buchungsplattformen oder Apps zur Verfügung, die direkt in den Registrierungsprozess eingebunden werden können und Teilnehmern Zugriff auf präferierte Hotels und Flugverbindungen ermöglichten. Durch diese Online-Verwaltung von Buchungen, wie sie bei Geschäftsreisen bereits im Einsatz ist, könnten zudem Kosten eingespart werden. Ein weiterer Trend bei Gruppenreisen ist die Nutzung von Partnern mit globaler Reichweite.
Teilnehmer möchten etwas erleben
Der Wow-Faktor stehe im kommenden Jahr besonders in den USA und in Europa im Vordergrund: Teilnehmer erwarteten ungewöhnliche Veranstaltungsorte und Aktivitäten. Die Lieferanten setzen diesen Haupttrend um, indem sie versuchen, das Erlebte unvergesslich zu gestalten. Hotels setzen dabei auf die Nutzung neuer Outdoor-Locations wie Baumhäuser, Dachterrassen oder kleiner Inseln oder bieten spezielle Festivalangebote an.
Eine Veränderung soll auch die Gestaltung des Veranstaltungsprogramms erfahren. In den kommenden Jahren würden Formate gängiger werden, bei denen die Teilnehmer aktiv in die Gestaltung der Agenda miteingebunden werden – etwa durch Vorab-Fragebögen mit einer Auswahl an Themen und Moderatoren, die immer weniger aufgrund ihres Bekanntheitsstatus ausgewählt werden. Auch sogenannte TED Talks – kurze Clips spannender Themen der Innovations-Konferenz TED, die per Klick abrufbar sind – werden immer häufiger genutzt und haben schon jetzt die Art des Präsentierens verändert, indem sie Wissensvermittlung mit der emotionalen Einbindung des Publikums kombinieren.
Entwicklungen in den einzelnen Regionen
Europa, Nahost und Afrika
Die europäische Industrie entwickelt sich positiv, gleichzeitig erfordern die westlichen Märkte aber auch mehr Engagement und Kreativität der Planer - was dazu führt, dass Veranstaltungen zu einer idealen Plattform werden, um zu demonstrieren, wie wichtig persönliche Treffen in einer digital orientierten Welt sind.
Die Flugpreise in Westeuropa werden laut dem Future Trends Report weltweit am stärksten steigen – um 4,8%. Allerdings zeigt Osteuropa ein ganz anderes Bild: Hier muss mit fallenden Preisen von 2,3% gerechnet werden. Ebenso verzeichnen die Länder in Nahost und Afrika ebenfalls einen Abwärtstrend von -2%. Die gleiche Tendenz ist bei den Hotelpreisen zu beobachten: In Westeuropa gibt es mit einer Zunahme von 5,6% die weltweit größte Preissteigerung, während in Osteuropa die Preise um 1,9% und in Nahost und Afrika um 1,5% fallen werden.
Nordamerika
Die aufstrebende Wirtschaftslage der Region wirkt sich auch positiv auf das Veranstaltungsgeschäft aus. Die Branche kann hier mit einer Zunahme von 14% der durchschnittlichen Gruppengrößen im kommenden Jahr rechnen.
Insbesondere Technologieunternehmen passen sich der Nachfrage nach maßgeschneiderten, erlebnisorientierten Veranstaltungen an, indem sie in einem halbjährlichen Zyklus kleinere Treffen mit 20-50 Personen in mehreren Städten durchführen. In der Pharmabranche investieren Unternehmen mit neuen Produkteinführungen in Veranstaltungen, während diejenigen mit patentierten Produkten bis zu 30% Kosten einsparen wollen.
CWT Meetings & Events prognostiziert, dass die durchschnittlichen Hotelpreise in der Region um 2,8% steigen werden und Einkäufer deshalb mit höheren Kosten rechnen müssen. Bedingt durch den steigenden Ölpreis ist auch mit einem Anstieg der Flugpreise um 1,8% im Jahr 2019 zu rechnen.
Lateinamerika
2018 konnte die Region eine zunehmende durchschnittliche Gruppengröße von 26,7% verzeichnen. Im kommenden Jahr muss mit einem Rückgang von 5% gerechnet werden. Obwohl es eine positive Entwicklung in der Region gibt, wächst die Wirtschaft im Verhältnis relativ langsam. Die Hotelpreise werden aller Voraussicht nach um 1,3% fallen und auch die Flugpreise verringern sich um 2% im kommenden Jahr.
Die Rezession in Brasilien, der größten Wirtschaftskraft der Region, hat dafür gesorgt, dass sich große Hotelmarken aus dem Land zurückgezogen haben und nun lokale Unternehmen diesen Platz einnehmen.
Es wird erwartet, dass das Wachstum in Argentinien 2019 abflachen wird, nachdem der Wert des argentinischen Pesos eingebrochen ist und das Land ein neues Darlehen des Internationalen Währungsfonds in Höhe von 50 Milliarden US-Dollar erhalten hat. Der Ausblick für Kolumbien zeigt, dass die Wirtschaftslage im Land stabil bleibt und die Nachfrage nach Meetings gegenüber dem Vorjahr steigt. Auch Peru und Chile können eine stabile Nachfrage nach Veranstaltungen verzeichnen.
Asien-Pazifik
In der Region ist ein starkes Wachstum zu erwarten, das sich 2019 fortsetzen wird, wobei die durchschnittliche Veranstaltungsgröße um 3% steigen wird und China im Jahresvergleich eine kontinuierliche Expansion verzeichnen kann.
Vietnam, Myanmar und die Philippinen entwickeln sich gut, da multinationale Unternehmen ihre Präsenz in den Ländern ausbauen und eine vermehrte Reisetätigkeit – sowohl in die Länder hinein als auch aus den Ländern heraus – verzeichnet werden kann.
In der Gesamtregion Asien-Pazifik werden die Flugpreise voraussichtlich um 3,2% und die Hotelpreise sogar um 5,1% steigen. Dieser starke Zuwachs sorgt dafür, dass Veranstaltungsplaner vermehrt bereit sein werden, dort in Meetings und Events zu investieren.
